Loja online e sistema de gestão: acabar com a recópia de encomendas
Resposta curta
Liga-se a loja ao ERP sem substituir nenhum dos dois: o programa de faturação certificado fica, e cada encomenda sai dele com o documento emitido. Antes da tecnologia, decide-se por escrito quem é o dono de cada dado, e os erros da integração vão para uma fila visível que alguém revê todas as manhãs.
Quando a loja e o sistema de gestão não se falam, há alguém a fazer de ponte: copia referências, moradas e quantidades, várias vezes por dia. Cada cópia é tempo perdido e um erro à espera de acontecer. Ligar os dois sistemas não obriga a substituir nenhum.
A regra de ouro: o dono de cada dado
Antes de qualquer tecnologia, decide-se por escrito quem é o dono de cada dado. O ERP manda no stock e nos preços de custo? A loja manda nas descrições e nas fotografias? Sem esta decisão, os dois sistemas sobrescrevem-se um ao outro e ninguém confia em nenhum.
O sistema certificado fica
Em Portugal, a faturação vive no programa certificado pela Autoridade Tributária, e a integração certa deixa-o no lugar. Liga-se a loja a ele, e cada encomenda sai com o documento emitido, sem reintrodução manual.
Para onde vão os erros
Numa integração bem feita, os erros vão parar a uma fila que alguém revê todas as manhãs. Toda a integração falha às vezes: um artigo sem correspondência, um NIF mal preenchido, uma rutura no meio da sincronização. A diferença entre uma integração profissional e uma frágil é onde estes erros vão parar: nesta fila, ou num silêncio que só se descobre quando um cliente reclama.
Como saber se está pronto para integrar
Uma operação está pronta para integrar quando os dados e as pessoas já estão arrumados: referências coerentes, um dono para a fila de erros e um processo conhecido.
- O catálogo tem referências únicas e coerentes nos dois lados.
- Há uma pessoa que pode ser dona da fila de erros.
- O processo atual está mapeado: sabe-se quem toca na encomenda, e quando.
Se falhar algum destes pontos, arrume-os primeiro. É por aí que a Draypec começa um diagnóstico de operação. Integrar em cima de dados desarrumados só espalha a desarrumação mais depressa.
Perguntas
Temos de trocar o programa de faturação para ligar a loja?
Não. O programa certificado fica onde está e continua a emitir os documentos. A integração liga a loja a ele, para que cada encomenda saia com a fatura emitida sem ninguém a reintroduzir dados. Substituir o sistema de gestão é um projeto à parte, e raramente é o primeiro.
Quem manda no stock, a loja ou o ERP?
Decide-se por escrito antes de ligar o que quer que seja. O mais comum é o ERP mandar no stock e nos preços de custo, e a loja mandar nas descrições e nas fotografias. Sem esta decisão, os dois sistemas sobrescrevem-se e ninguém confia em nenhum.
O que acontece quando a integração falha?
Falha em algum momento: uma referência que não existe do outro lado, um NIF com um dígito a menos, uma quebra a meio da sincronização. Numa integração bem feita, cada falha entra numa fila visível, revista de manhã. A alternativa é descobrir o erro quando o cliente reclama.